לחיים בעידן החדש יש דרכים ערמומיות להסיח את הדעת מהמטרות האמיתיות שלנו וזה חבל מכיוון שהגדרת מטרות היא הבסיס להצלחה, לכל הצלחה באשר היא. לעיתים גם הלחץ להראות מושלם יכול לחבל במאמץ להגיע למטרה ולכבוש אותה. הצורך להציג את עצמנו כאנשים שתמיד כיף וטוב להם בא לא פעם על חשבון בניה ומעקב אחר תוכנית פעולה סדורה המבוססת על הערכים שלנו. צורך זה יכול להסיט את תשומת הלב ממה שבאמת חשוב ולגרום לנו להתרכז בטָפֵל, ולא בעצם העניין.
אם המטרה חשובה לכם, פשוט תכתבו אותה
מדוע אנחנו חופרים על מטרות, הישגים ותוכנית פעולה אתם שואלים. ובכן, אנחנו בטוחים ששמעתם כבר בעבר שאם רוצים להשיג מטרה כלשהי, צריך קודם כל לכתוב אותה. אולי זה נשמע כמו איזו קלישאה אבל זה עובד, זה מדעי והוכח במספר רב של מחקרים נוירו-פסיכולוגיים.
והמדע גם מסביר מדוע חשוב לכתוב בעצמנו את המטרות שלנו.
כאשר אנחנו כותבים מטרות ויעדים מתרחשים 2 אירועים בתוך המוח שלנו: אחסון בזיכרון לטווח קצר וקידוד בזיכרון לטווח ארוך, די בדומה לסוגי הזיכרונות השונים של המחשב. כאשר אנחנו כותבים מטרות הן מאוחסנות בזיכרון לטווח הקצר, במיקום שפשוט מאוד לגשת אליו ולשלוף את המטרות מהזיכרון. בנוסף, המוח האנושי זוכר בצורה טובה יותר מידע חזותי בהשוואה להבטחות שהבטחנו לעצמנו בעל פה אך לא העלנו על הכתב. לכן, אם רוצים למשל להשיג מטרה כלשהי בתחום העבודה או הקריירה למשל חשוב מאוד לעבוד עם פלאנר יומי, ועדיף כזה שניתן להדפיס. על גבי הפלאנר היומי יש לכתוב את המטרות ולעקוב בעזרתו אחר המסע להשגת אותה מטרה.
ומה באשר לקידוד?
כאשר אנחנו כותבים את המטרות והתוכניות שלנו מתרחש תהליך ביולוגי נוסף. בתהליך זה כל מה שהמוח שלנו תפס עובר להיפוקמפוס, שם המידע עובר תהליכי עיבוד וניתוח ומתקבלת החלטה מה נשמר בזיכרון לטווח ארוך ומה מושלך החוצה. כתיבת המטרות מגדילה אם כן את הסיכוי לקידוד, קרי: לשמירת המטרות שכתבנו בזיכרון לטווח ארוך.
נוירו-פסיכולוגיים קוראים לזה "אפקט הדור" לפיו אנשים מציגים זיכרון טוב יותר לחומרים שהם יצרו בעצמכם בהשוואה לחומרים שהם רק קראו עליהם.
תיעוד חי של המטרות קשור, כאמור, באופן ישיר להצלחה. מחקרים רבים מצאו כי לאנשים אשר כותבים את המטרות שלהם יש סיכוי גבוה יותר להשיג אותן, סיכוי הנאמד פי 1.4 להגשים את מטרותיהם ביחס לאנשים שלא כתבו אותן. ואם לומר את האמת, זה די מדהים לגלות שפיסת נייר תמימה ועט יכולים לעשות את ההבדל בין אדם מצליח לאדם ממוצע ובינוני.
נסו רגע להיזכר בעצמכם כתלמידי בית ספר או תיכון או אפילו כסטודנטים באוניברסיטה. שמתם לב שכאשר המורה אמרה שמדובר בחומר למבחן לפתע כולם החלו לכתוב את מה שהיא אומרת? – כלומר אנחנו יודעים, אם באופן לא מודע ואם באופן מודע, שדברים חשובים כדאי להעלות על הכתב שכן רק כך נזכור אותם.
עיניים על המטרה: איך לא מתפזרים ונשארים ממוקדים?
אז הבנו שחשוב שיהיו מטרות, גם שוכנענו שכדי לממש את המטרות חשוב לכתוב אותן בעצמנו, כי זה מגדיל את הסיכוי שנזכור ונגשים אותן. אבל מה קורה אם יש הרבה מטרות? איך לא מתפזרים ונשארים ממוקדים? ובכלל, איך משלבים ניהול יומן מטרות יומי בסדר היום העמוס שרובנו מנהלים?
התשובה לכך, חברים וחברות, די פשוטה – תיעדוף.
מדי יום או ערב מתכננים את שלושת המשימות הכי חשובות שיש להשלים באותו היום או ביום שלמחרת. חזה הזמן גם להבהיר כי בפלאנר היומי לא כותבים משימות קטנות וטקטיות, אלא מטרות גדולות ברמה האסטרטגית. לכן חשוב לזהות ולתעדף שתיים שלוש מטרות בלבד. זה עוזר להתמקד בעיקר ומארגן בצורה מופתית את כל יום העבודה.
אפשר לכתוב מטרות על גבי הפלאנר הדיגיטלי מדי בוקר, לפני שמתחילים לעבוד. יש עדיין שקט, אנחנו עדיין רעננים משנת הלילה, אין טלפונים עדיין, אין הרבה תנועה ברשתות החברתיות, אין וואטסאפים שמסיחים את הדעת, אין רעש ברחוב ויש אפשרות להקדיש קצת זמן לעצמנו לפני שהמולת היום תתחיל.
אפשר גם לכתוב את המטרות בערב. גם בסיום יום העבודה יש שקט במשרד, רוב העובדים כבר הלכו הביתה, כמות הטלפונים וההודעות מדלדלת לעת ערב ואפשר להביט על יום העבודה שעבר, לתעדף ולכתוב מטרות ליום העבודה שלמחרת.
עם הפנים קדימה
המטרות הן חלק מהחזון שלנו, ויש חשיבות עליונה לכך שלכל אחד ואחת יהיה חזון ברור משלהם. ניהול יומן מטרות בעזרת פלאנר יומי מאפשר למדוד את ההתקדמות שלנו ואת הביצועים, הוא הופך מטרות לקונקרטיות וריאליות והכי חשוב – הוא מאפשר לנו לזהות הצלחות ולחגוג אותן.
רוב המטרות שלנו מורכבות מהישגים קטנים הנכבשים בצעדים קטנים וזה קריטי להקצות מסגרת זמן ידועה וקבועה מראש להשגת כל אותן מטרות. בפלאנר היומי, הניתן להדפסה, כדאי לתכנן ולכתוב את המטרות היום יומיות שלנו, ובלוח חודשי אונליין מומלץ לכתוב את התכנון השבועי או החודשי.
תכנון יומי ב-Work Journal: הדרך הקלה לבצע משימה קשה
"הצלחה" – תנו למילה הזו להתגלגל רגע על הלשון. נו, איך ההרגשה? יש תחושה של אבק כוכבים, זוהר, משהו בלתי רגיל, יוצא דופן, אקסטרה-אורדינרי, לא ככה?
ובכן, המונח הצלחה הוא אכן מושג נוצץ, אך הדרך להשגת הצלחה היא בדרך כלל פחות זוהרת מכפי שנהוג לחשוב והיא כרוכה בפיתוח של הרגלים חדשים ובתכנון יומי. אבל היי, למה להקשיב לנו, תראו מה אמר הפילוסוף היווני, אריסטו, כבר בשנת 390 לפני הספירה:
"אתם מה שאתם חוזרים ועושים כל הזמן. מצוינות היא, אפוא, לא אקט – אלא הרגל". אריסטו
אמר וצדק. למעשה, זה די מדהים שכבר אז הצליח לזהות אריסטו אמת אוניברסלית שלא מתיישנת עם הזמן אלא רק מתחזקת ומתפתחת, ממש כמו יין טוב. והוא גם לא היחיד שזיהה זאת, אפילו הסופר רוברט קולייר כתב: ש"הצלחה היא סך של מאמצים קטנים, החוזרים עליהם יום יום". כלומר, הצלחה היא מאמץ, לעיתים סיזיפי ויומיומי, שמורכב מהרגלים קטנים שיש לחזור עליהם שוב ושוב.
קרדיט תמונה: https://pixabay.com/
העניין הוא שלרכוש הרגלים חדשים זה לא תמיד פשוט. זה דורש בראש ובראשונה לבצע שינויים בחיים, ושינויים, מה לעשות, יכולים להיות מפחידים. כדי לבצע שינויים צריך לוותר על הרגלים ישנים ולאמץ חדשים, למשל. ולמרות שקיים מיתוס רווח שעם הגיל הרבה יותר קשה לרכוש הרגלים חדשים, המציאות הדינמית והאולטרה-מואצת שבה אנחנו חיים כיום מוכיחה שכל עוד אנחנו חיים, יש בכוחנו להשתנות.
אנחנו תמיד במרחק החלטה אחת מבחירה בחיים אחרים לגמרי
כדי לבצע שינויי, יהא זה שינוי קטן או יהא זה שינוי גדול, צריך לקחת החלטה ולהתמיד בה. צריך לקבוע מהי הצלחה עבורנו באופן אסטרטגי, לפרק אותה למשימות טקטיות קטנות ולשלב אותן בתכנון היומי. בנוסף ולא פחות חשוב מכך – יש לתחום את השגת המטרה בזמן ולהתחיל עכשיו, לא מחר, לא מָחֳרָתַיִם – היום. כי כפי שאמר הגנרל האמריקאי המפורסם ג'ורג' סמית' פטון: "תכנית טובה שיוצאת אל הפועל עכשיו היא הרבה יותר טובה מתוכנית מושלמת שתצא לפועל בשבוע הבא…".
תכנון יומי בפלאנר – התשתית להצלחה והבסיס להשגת כל מטרה
אז הבנו שכדי להצליח צריך להגדיר מטרות או תוצאות, לאמץ שינויים והרגלים חדשים, להטמיע אותם ללא דיחוי ולהתמיד. עכשיו נשאלת השאלה איך מכניסים את כל זה לסדר היום העמוס שלנו וכיצד נמנעים מהסחות דעת כמו הודעות וואצאפ, פייסבוק, נטפליקס או אי-מיילים? או במילים אחרות, איך בעולם שבו הקבוע היחיד הוא שינוי אפשר לשמור על פוקוס?
התשובה לשאלות מורכבות אלו היא די פשוטה – תכנון יומי בפלאנר (Work Journal). לא, לא, אנחנו לא מדברים על יומן המשימות הסטנדרטי שכולל כל מיני מטלות, וגם לא על יומן אישי שבו פורקים רגשות, תחושות וחוויות. אנחנו מדברים על תכנון יומי ממוקד תוצאות. תכנון יומי שייקח אתכם בדיוק למקום אליו אתם חולמים להגיע, בבטחה ובמהירות.
בפלאנר היומי שלכם אתם צריכים לענות על 2 שאלות בלבד:
- שאלה ראשונה: מהי התוצאה אותה אתם רוצים להשיג? – מומלץ מאוד בסיומו של כל סוף שבוע, לקראת שבוע חדש, להגדיר לעצמנו מה התוצאה, המטרה הגדולה שברצוננו לכבוש. לאחר שהגדרתם את המטרה הגדולה, כתבו אותה בפלאנר שלכם כך שהיא תהיה מול עיניכם.
- שאלה שניה: מהן 2-4 הפעולות שיש לעשות היום, מחר ולאורך כל ימות השבוע כדי להשיג את התוצאה המיוחלת? – עכשיו שאנחנו יודעים למה אנחנו שואפים, אפשר לעשות תכנון יומי ולפרק את המטרה לפעולות מעשיות קטנות יותר ולסדר אותן כמשימות לאורך השבוע בפלאנר. הרעיון הוא פשוט, כאשר יש תכנון יומי, כאשר רואים מול העיניים את המטרה ורואים גם בצורה ברורה כיצד להשיג אותה, הכול הרבה יותר קל.
הפלאנר הוא כלי חיוני לתכנון יומי והוא גם הבסיס להצלחה, וזאת מכמה סיבות. ראשית, השימוש היומיומי בפלאנר "מאלץ" אותנו לשבת ולהגדיר לעצמנו הצלחות ומטרות-על. הוא דורש מאיתנו לכתוב באופן מסודר וברור דברים שאם היו נשארים במוחנו, היו ככל הנראה נשכחים או נזנחים.
שנית, יומן עבודה יוצר תכנון יומי מובנה, המפרט באופן ברור מה הם הצעדים הנדרשים להשגת המטרה וממקד אותנו. הוא מציג באופן נהיר כיצד יש לפעול מדי יום כדי לנוע לכיוון ההצלחה ומאפשר התמדה ומשמעת עצמית.
כדי להבטיח השגת הצלחות וכיבוש מטרות חשוב להתחייב לתהליך. המשמעות של זה היא שיש להשלים מדי יום את התכנון היומי כפי שהוא מוצג בפלאנר. זה אומר שלא עושים כלום במהלך יום העבודה עד אשר מסיימים בהצלחה את כל התכנון היומי, ולא הולכים לישון בשבת עד שלא מגדירים הצלחה לשבוע החדש. לא עונים לטלפונים, לא שולחים או עונים להודעות ולא מסתכלים בפיד ברשתות החברתיות. מתרכזים אך ורק בתכנון היומי ורק לאחר שמסיימים, מתפנים לעניניים אחרים.
שפע של יתרונות לתכנון יומי בפלאנר
תכנון יומי בפלאנר הוא דרך פרגמטית לתעד את המטרות וגם את הביצועים. הוא יכול להיות מקור נהדר לניהול ההתפתחות המקצועית ולהעלאת התפוקה והוא טומן בחובו לא מעט יתרונות נוספים, ביניהם:
- תכנון יומי בפלאנר מאפשר ניהול נכון ואופטימלי של משאב מוגבל ויקר ערך – הזמן שלנו.
- מצד אחד, ניהול פלאנר מעניק לנו הזדמנות לעקוב אחר ההישגים שלנו ולחגוג ניצחונות קטנים וגדולים על בסיס יומי. ומן הצד השני, ניתן לאתר בעזרתו גם נקודות חולשה, לזהות טעויות ולפתור אותן.
- תכנון יומי בפלאנר פותח שער לזיהוי הזדמנויות חדשות ולפיתוח רעיונות חדשים.
- פלאנר שנכתב על בסיס יומיומי מאפשר לנו גם למדוד ביצועים ולעקוב אחר התקדמות.
- תכנון יומי בפלאנר עושה סדר ויוצר תעדוף ברור ומסודר, וזה נכס של ממש בעולם הכאוטי ורווי הגירויים שבו אנחנו חיים.
- לבסוף, תכנון יומי בפלאנר מציע דרך קלה לבצע כל משימה, גם הקשה והמאתגרת ביותר!
תכנון יומי בפלאנר מאפשר ניהול אפקטיבי וחכם יותר של הזמן המוגבל שעומד לרשותנו. הוא ממקד אותנו ומאפשר לנו להגשים את החלומות והשאיפות המקצועיות שלנו, אבל לא רק. תכנון יומי נכון מאפשר גם הקצאת די זמן לפעילויות פנאי, לזמן איכות עם המשפחה, לפיתוח אישי ולתחביבים.